管理体系(Management System)由 “管理” 和 “体系” 两个关键词构成。因此,对 “管理体系” 的解读需要厘清 “ 管理”、“体系” 和 “管理体系” 这三者的意涵和关系。
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什么是 “管理”
与泰勒并称为现代科学管理之父的法约尔 (Henri Fayol ) 给出的定义得到广泛的认可。法约尔认为管理就是:" to manage is to forecast and to plan, to organise, to command, to co-ordinate and to control ” 即 “ 管理就是预测、计划、组织、协调和控制 ”。
1978 年诺贝尔经济学奖获得者西蒙(Herbert A. Simon)对于管理的核心意涵给出了又一影响深远的解读,西蒙认为:“ Decision-making is the core of management and management is synonymous with decision-making” 即 “决策是管理的核心,管理是决策的代名词”。
综合上述两位先哲对管理的认知,我们可以得出如下的结论:
管理是一个动词,代表一组动作。
管理这组动作包括:预测、计划、组织、协调、控制和决策 6 个主要活动。
分析一下管理所代表的预测、计划、组织、协调、控制和决策这组动作,可以发现这组动词是有先后顺序的,是一个过程。管理是一个过程,这是早期大家对管理的普遍认知,事实上法约尔本人就是管理过程学派的创始人。
随着时代的发展,另一位先哲戴明(W.Edwards.Deming)提出了著名的“PDCA” 质量管理闭环:即管理应构成 “Plan(计划)- Do(执行)- Check(检查)- Act(处理)” 这样一个闭环。虽然戴明的 PDCA 闭环最初是从质量管理角度提出的,但是已经被广泛应用到所有的管理活动中,成为企业管理各项工作的一般规律。
如上图所示,从法约尔、西蒙到戴明,人们对于管理的认知演变为:管理不但是一个过程,而且应是一个可以循环的闭环过程。PDCA 管理闭环的四个阶段对应的主要管理活动分别为:
P (设计):预测、计划
D (执行):组织、协调
C (检查):控制、决策
A (处理):预测、计划、决策
可以看出,A(处理)这个阶段是管理从 “过程 ”至 “闭环过程” 的关键阶段。这个阶段的主要管理活动还是法约尔、西蒙六大活动中的:预测、决策、计划这三项。
如上图所示,对 PDCA 戴明环,EBPM 全要素管理方法论将 C、A两个阶段的内涵进行了扩大。
C (检查) 的内涵扩大为 C(治理):C 阶段不仅仅是检查,也包括对执行的过程进行动态的监控和干预,即将一部分基于检查结果的动态处理放在 C 阶段了。
A (处理) 的内涵扩大为 A(优化):这个阶段强调的是基于已经完成事项的结果进行处理,处理的目的就是对未来进行优化。当然,首先是预测类似情况未来还会发生。而预测、计划、决策这三个动作对应的是西蒙著名的 “收集情报和预测、拟定计划、选择计划” 三阶段决策模型。
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”管理“ 的直接对象是工作 “事项”
既然 “管理” 代表一组活动(动作),那么必然存在动作的实施者和动作所及的对象。
就管理这组动作而言,动作的实施者是 “组织的管理者”,这一点通常没有什么歧义。在很多标准文件中,将 “组织的管理者” 简称为 “组织”。
对于管理这组动作所及的对象,不同的人往往有不同的认知。有人认为是 “人”,有人认为是 “事”,更多的人认为管理的对象既是 “人”,又是 “事”。有这么一句流行的管理谚语 : “用制度管人,用流程管事” 就是这一观点的代表。
EBPM 全要素管理方法论认为,“管理” 这组动作的直接作用对象是 “事”,而非 “人”。通常,组织内的工作事项是由 “人” 操作工具来完成的(工具包括办公用具、生产机器、信息系统等)。此时,管理这组动作通过 “事” 传递到 “人”,其作用对象既是 “事(直接对象)”,又是 “人(间接对象:谁完成这件事,就管到谁)”。
但是,随着科技的发展,越来越多的工作事项由 “机器” 或者 “信息系统” 自动完成。广义来说,我们可以把 “信息系统” 也认为是一种 “机器”。此时,对某一 “事项” 的预测、计划、组织、协调、控制和决策等管理动作还是在进行的,但动作所及的对象就是 “事” 和 “机器” 而非 “人” 了。总之,管理这组动作所及的直接对象是 “事”,有时最终落到 “人”,有时最终落到 “机器”。
另外,“管理” 这组动作的实施者即 “组织的管理者” 也逐渐出现了是 “机器” 而非 “人” 的现象,也就是所谓的 “自动化管理”。
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工作“事项”的完整描述:5W1H
另一位科学管理之父泰勒(Frederick Winslow Taylor)认为管理是:“as knowing exactly what you want men to do, and then seeing that they do it in the best and cheapest way” 即 “管理就是确切地知道你要别人干什么事,并使他们用最好和最节省的方法去干”。
可以看出,泰勒也认为管理的直接对象是 “事”,管理就是让人知道 “干什么事” 和 “如何将事情干好”。在他那个时代,工作事项大都是由人或人操作工具来完成,所以在他的陈述中,“事” 都是由 “人” 来干的。上述泰勒对于管理的理解,已经被提炼和转换成管理谚语广为流传。国内企业较为流行的说法是:“做正确的事,按正确的方式做事”;外企也有类似的管理谚语: "Do thing rignt, Do right thing"。
那么,什么是 “正确的事” 和 “正确的做事方式” 呢?这就需要讲清楚工作 “事项” 的5W1H。
正确的事:就是要讲清楚应该何时(WHEN)由何人(WHO)在何地(WHERE)做何事(WHAT)以及为什么要做这些事(WHY)。
正确的做事方式:就是要讲清楚正确的做事方法是什么(HOW),用泰勒的话就是讲清楚 “最好和最节省的方法” 是什么。只不过,现在对于 “最好和最节省” 的理解扩大为五个维度了,即 “多、快、好、省、稳” 或者说 “AQCTR(Amount规模、Quality 质量、Cost成本、Time时间、Risk风险)”。
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EBPM 方法论对于 ”管理“ 的定义
如上图所示,预测、计划、组织、协调、控制和决策这组动作是对 “管理” 这个动词的细分,涵盖了工作 “事项” PDCA(设计、执行、治理和优化)这一生命周期的全过程。EBPM 全要素管理方法论将这一完整的过程进一步提炼为 “理清楚”、“管起来” 和 “持续优化” 三个阶段。
- 理清楚:预测、计划
“理清楚” 对应 PDCA 的 P(设计)阶段:企业应预测会有哪些内外部的需求和场景,并计划好究竟要做哪些事,讲清楚事项的 5W1H。转换成泰勒的说法就是通过预测和计划让人知道该做什么事。
- 管起来:组织、协调、控制和决策
“管起来” 对应D(执行)和C(治理)两个阶段。D(执行)阶段就是对 “做事”过程进行组织、协调;C(治理)阶段就是对“做事”过程进行控制和决策。转换成泰勒的说法就是通过组织、协调、控制和决策让人用最好的方法去做事。
- 持续优化:预测、计划、决策
“持续优化” 是基于事项完成的结果进行预测、计划和决策,分析预测哪些地方会有新的需求;哪些地方有问题需要改进,然后拟定计划,并选择适当的计划。而预测、计划、决策这三个动作对应的是西蒙著名的 “收集情报和预测、拟定计划、选择计划” 三阶段决策模型。
综上,将泰勒、法约尔、西蒙、戴明关于管理的理解进行整合和提炼,EBPM 全要素管理方法论给出如下关于管理的定义:
管理就是组织通过预测、计划、组织、协调、控制和决策等活动对工作事项进行计划、执行、治理和优化的闭环过程。
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《EBPM 全要素流程管理方法论》