“端到端流程” 是由 “职能流程” 基于“触发关系” 前后串联起来的,即“端到端流程” 是 “事件驱动的活动链”。伴随着这条 “活动链” 而产生的 “信息流” ,不仅存在于本条 “端到端流程” 内部,而且还可能与别的 “端到端流程” 产生关系,即输入的信息可能来自于其他 “端到端流程” 的输出,或者输出的信息会传递给其他 “端到端流程”。
端到端流程的 “信息断点”,也就是 “信息流” 的断点,主要有两种表现形式:(1)流程步骤上没有完整标识输入输出(2)流程步骤上标识的输入信息来源不明。
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流程步骤上没有完整标识输入输出
如果一个<流程步骤>应该输入的信息没有标识,或者应该输出的信息没有标识,那么这个<流程步骤>就存在“信息断点”。
仍以<差旅费用报销端到端流程>为例,我们已经知道,<差旅费用报销审批流程>和<月度资金支付计划流程>之间存在“流程断点”。那么,这两条职能流程的流程步骤是否存在“信息断点”呢?这必须结合每个<流程步骤>来进行分析。如上图所示,这两条职能流程中有三份承载信息的文件在流转,分别是《差旅费用报销单》、《月度费用汇总表》、《月度资金支付计划表》。流程模型描述了每一个步骤的输入、输出项,这些输入输出项构成了“信息流”。
在上图中,<差旅费用报销审批流程>的<步骤02:合规性审核>中,只描述了《差旅费用报销单》是此步骤的输出项,没有说《差旅费用报销单》是输入项,很显然,如果本步骤没有收到<步骤01:提交报销申请>输出的《差旅费用报销单》,是不可能完成审核的,也不可能输出审核后的《差旅费用报销单》。这就是“该输入的没标识”,属于“信息断点”的第一种情况。
基于此逻辑,一个个步骤去分析,如上图所示,这两条职能流程中存在着 5个 “该输入没标识或该输出没标识” 的 “信息断点”。
上图所示是消除所有“信息断点”后,《差旅费用报销单》、《月度费用汇总表》、《月度资金支付计划表》这三份管理记录在两条职能流程中的输入输出关系。
按上述规则来检视企业现有的流程图,“信息断点” 往往到处都是。虽然管理者一般都会强调必须标识“输入输出”,但人工绘图时,完整标识输入输出确实比较烦琐,所以流程设计者会自行决定哪儿标,哪儿不标,给自己的一个说法是:“重要的环节和重要的输入输出都标了”。
上图是完整标识输入输出的流程图,人工绘图时,很难要求流程设计者完全做到。但是,只要有一处未标识,流程图中的信息流就是断的。数字化时代,流程图不再是绘制而是建模,通过要素关联的方式来构建模型,客观上提升了完整标识输入输出的可操作性。
还有一点需要特别指出,如上图所示的那样直接在流程路径图上完整标识输入输出,经常会导致图面内容太过庞杂。这也是人工绘图时无法完整标识输入输出的一个重要原因。因此,构建流程模型时,输入输出项应作为管理要素与<流程步骤>关联,而不是直接标识在流程路径图上。
当然,没有完整标识不仅是因为操作繁琐,没有识别出该输入或该输出的信息,也是一个很重要的原因。