承接上文《管控模式模型 | 管控体系数字化的基础(中)》,我们继续探讨如何对接<企业管控模式模型>构建<职能流程图模型>。
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构建<职能流程图模型>
上图左侧所示的<企业管控模式模型>中的<管控事项>就是<流程选择矩阵>中的<三级能力项>,而且一般用横坐标中的<场景>来进一步细分<管控事项>。在<流程选择矩阵>中,<场景>是用来解析<职能流程>的,因此每一个<场景>就会对应一个<职能流程>,所以<职能流程图>就是承接<企业管控模式模型>,将相应管控逻辑落地载体。<企业管控模式模型>的管控要求应在对应的<职能流程图模型>中得到落实,否则相应的<职能流程图模型>就是不符合管控要求的。
至此,从建模角度来说还有一个问题没有解决,即 “流程步骤裁剪”。
还是以上图所示的 <设备采购申请流程> 为例,<职能流程图>中有 5 个步骤,但不是所有情况下都会走这 5 个步骤。比如,当申请采购 <国产设备且金额小于200万>时,只要走 <申请采购设备>、<设备部门审核> 和<主管副总审批> 这3个步骤即可,不需走完图中的 5 个流程步骤。而当申请采购<国产设备且金额大于等于200万>时,则需要走 4 个步骤,即 <申请采购设备>、<设备部门审核> 、<主管副总审批> 和 <总经理审批>,同样不需走完图中的 5 个流程步骤。
<职能流程图>中画的流程路径是可能发生的所有流程步骤,是流程步骤的全集;不同业务场景下实际需要完成的流程步骤由这个全集中的部分或全部步骤组成,这就是所谓的 “流程步骤裁剪” 问题。
上图是《管控模式模型 | 用数字化手段将企业管控体系 “理清楚、管起来” 并 “持续优化” (上)》中提到的目前企业构建管控体系用到的两张大表。其中<责权管控表>相应的模型在<企业管控模式矩阵>中完成构建。而<流程权限表>对应的模型就是在<职能流程图>中构建的。事实上,<流程权限表> 模型也是在解决上述 “流程步骤裁剪” 问题,即不同<授权条件组>时走不同的流程路径。
<流程权限表> 的构建方法如上图所示,即在<职能流程图>的逻辑符上挂接一个模型,左侧是流程路径可能的裁剪组合,右侧是相应的授权条件组。
需要指出的是, <流程权限表> 是 “流程路径裁剪” 的一个典型应用场景,但 “流程路径裁剪” 的应用场景不仅仅是<流程权限表>,“流程路径裁剪” 究其根本是 “流程路径选择” 的问题。在本公众号后续的文章中,将详细分析 “流程路径选择” 的问题。
02
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校验和落地执行
至此,我们完成了《管控模式模型 | 用数字化手段将企业管控体系 “理清楚、管起来” 并 “持续优化” (上)》中提到的电子文本形式的《企业责权管控表》和《流程权限表》的模型化处理,构建了数字化的授权体系模型。然后呢?然后,数字化的模型可以自动检查<职能流程图模型>是否真正落实了<企业管控模式模型>中的管控要求。至少以下两项是可以自动检查的:
1)<企业管控模式模型> 中设定的不同场景下的管控环节在<职能流程图模型>是否一致。比如,当申请采购<国产设备且金额小于200万>时,<企业管控模式模型>设定应走<申请采购设备>、<设备部门审核>和<主管副总审批>这3个环节,<职能流程图模型>中是否也是完全一样的设定。
2)<企业管控模式模型> 中规定的不同场景下的管控层级与<职能流程图模型>是否一致。比如,<主管副总审批>这个步骤在<职能流程图模型>中分配的角色是否确实是副总这个层级的人员或岗位。
上述两类问题,过去都需要人工来校对,现在数字化模型可以自动校验,一旦发现有问题,如上图所示可以亮出红灯以提醒流程主人纠正<职能流程图模型>的设定错误。
“构建数字化模型” 是授权体系 “数字孪生” 的第一步。下一步,就是要实现在数字化流程平台中的落地执行。此时,最重要的技术环节,就是将<职能流程图模型>推送到数字化执行平台上。这一环节有三种技术路线:
1)导出配置表。基于 “数字化模型” 导出 EXCEL 形式的授权表给 IT 人员配置落地系统,然后通过流程还原技术来检查两者的一致性。
2)开发接口。通常<职能流程图模型>可以导出符合BPMN标准的文件,如果数字化执行平台可以直接读取符合BPMN标准的文件,接口开发就会简单很多了,甚至不需要了。
3)引入新一代的数字化流程引擎,直接基于 “数字化模型” 运行流程。
03
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监控和优化调整
灵活与合规似乎是对立的,但基于数字化技术,兼顾两者不再是不可企及的事了。如果构建了<企业管控模式模型>-<职能流程图模型>- <数字化执行平台>的闭环,企业根据内外部环境的变化,随时调整管控模式并迅速在数字化执行平台中落地实现是完全可能的事。同时,由于是在数字化执行平台运行流程,所以各个管控节点自然可以实现可视化的实时监控。
同样,优化分析也不再需要靠人工了,基于数字化模型,可以从各个视角和维度进行统计和分析,可以从端到端流程的角度来可视化的分析审批审核环节,还可以基于流程实际运行的情况来分析哪些是不必要的 “堵点“。