前天有位读者问我,什么是 “流程”,在这里统一回复一下。
关于 “流程” 的定义五花八门,但 EBPM 方法论并不关注和研究这个命题。EBPM 方法论关注和研究的是 “流程管理” 这个命题。
“流程” 和 “流程管理” 的区别在于是否留下了 “管理痕迹”,显性化即留下 “管理痕迹” 是科学管理的前提,没有留痕,无从管起。口头指令型的管理方式,不是 EBPM 方法论研究的范围。
从 “流程管理” 的角度,EBPM 方法论关于 “职能流程” 的定义是:输出一套完整 “管理记录” 的一段 “事件-活动链”,是以完成一项具体的 “业务事项” 为目标的一系列连贯的、有序的、留下 “管理痕迹” 的 “业务活动” 的组合。而构建 <职能流程图> 模型就是将上述定义用 “流程图” 的形式展示出来。
总之,EBPM 方法论是 “流程管理” 的方法论,通过<流程选择矩阵> 横向展开解析 <职能流程> 时,<职能流程> 颗粒度的切分原则是一个无法回避的问题。要回答这个问题,“管理记录” 这个要素就必须登场了。(注:关于流程选择矩阵请参见前期发表的文章《 流程选择矩阵:构建职能流程架构的最后一环》)
在上图所示的二级能力 <采购需求与计划管理> 的 <流程选择矩阵> 中,三级能力项 <年度采购计划> 通过横向场景展开解析出 <一般物资年度采购计划流程> 和 <原燃料年度采购计划流程> 这两条职能流程。那么,为什么这是两条 <职能流程>,为什么不能合并成一条 <职能流程> 呢?
因为,这两条 <职能流程> 输出的<管理记录> 是不同的。而这,正是 <职能流程> 颗粒度的切分原则。
从 “流程管理” 的角度,EBPM 方法论认为,<职能流程> 颗粒度的切分原则是:<职能流程> 必然会输出一套 “管理记录”,没有 “管理记录” 的 <职能流程> 不属于 “流程管理” 讨论的范围。而不同的 <职能流程> 一定输出不同的 “管理记录”,相同的 <职能流程> 一定输出相同的 “管理记录”。
<一般物资年度采购计划流程> 和 <原燃料年度采购计划流程> 这两条职能流程之所以是两条 <职能流程>,是因为他们输出的 “管理记录” 不同。如果 “管理记录” 是纸质或电子表单(如 EXCEL表),则其格式和内容不同;如果 “管理记录” 是系统界面,则界面的样式和内容是不同的,是不同的系统界面。反之,如果 “管理记录” 完全一样,则应合并为一条职能流程。本案例中,原燃料年度采购计划的内容和要求与一般物资是有很大区别的。
一般情况下,上述 <一般物资年度采购计划流程> 和 <原燃料年度采购计划流程> 这两条职能流程的路径很可能是不一样的。但是,如果我们假设这两条职能流程的路径如下图所示长得完全一样,那么它们还是两条不同的<职能流程>吗?答案是:如果输出的 “管理记录” 不同,它们就是两条不同的<职能流程>,这与它们的流程路径是否完全一致没有关系。
事实上,上图所示两条职能流程的流程图之所以看上去完全一样,是因为其 <业务活动(流程步骤)> 名称的描述不够规范。
如上图所示,由于这两条职能流程输出的 “管理记录” 是不一样的,如果规范地描述 <业务活动(流程步骤)>,名称中应包含具体的业务事项或代表此业务事项的管理记录。此时,就会发现,这明显是两条不同的职能流程。
总之,从 <流程选择矩阵> 可以看出,一个 <三级能力项> 横向展开解析出的多条 <职能流程>,其本质就是将一个事项从 “管理上” 细分成不同的事项进行管理。所谓从 “管理上”,就是指输出不同的的 “管理记录”。