CIO都有这样的经历:事前审批领导批一遍,合同审批批一遍,财务付款批一遍,企业流程的整合及优化该如何做?——上78CIO APP,学经验,寻找你的答案,直面CIO大咖。
问题1、企业流程的整合及优化该如何做?事前审批领导批一遍,合同审批批一遍,财务付款批一遍,想问一下各位公司都是怎么做的?
@厦门象屿金融控股IT负责人韩世超:我们是金融行业的,我们公司也有你说的项目、合同、放款审批等三个主要流程,不同流程的要点不一样,需要不同专业岗位的人审批,项目审批是风控部主导,合同审批是法律部主导,放款审批是合规部(放款中心职能)主导,最终这三个流程后面都需要分管领导甚至董事长审批。至少小额业务就简化流程就好了,甚至简化到合同签了就可以付款了,因项目而异。
@NUDT信息中心主管:流程优化跟老板的管理风格有很大的关系,不然对于IT来说就是自娱自乐。
@中梁地产集团CIO吉雅:原来我们找过咨询公司来做授权流程优化,他们的思路是按照风险高低来进行授权控制,比如合同流程,从规划立项到签订到付款风险是从高到低的,因此授权是从小到大的控制,合同立项阶段需要终审到相关分管副总裁审批,招标定标终审到中心负责人,合同签订和付款终审到中心专业负责人;
@广州纯希健康管理公司IT总监何前进;我公司也是这样,效率变低了,但老板支持,说这样才是专业。我也在想怎么解决这个问题?
@中航健康时尚集团IT负责人叶葆春:大部分企业这三个流程领导都会审批,付款流程看各公司的授权体系有可能简化,事前审批、合同审批、付款审批的内容和审核要点通常是不同的。比较实际的优化方法:1.将三个流程中共用的部分数据能够直接复用,减少重复数据的填报;2.将三个流程建立链接,方便审批时查找相关流程的审批情况。
@蒙牛集团信息总监贾文俊:1、大做:做流程优化项目;小做:在iT项目中针对性优化 2、IT要懂流程优化方法。
@九五智驾运营总监魏健华:公司好的流程,相关业务部门、主管领导、法务、财务都会参与,是避免不了的,流程环节多必然带来效率的降低,可以通过以下几方面考虑优化:
1.对流程进行分类:例行的、标准的、规范的事宜,可以通过相关制度规范做好约定,确定相应授权范围(如日常报销金额、预算等),做不同的分级预授权(不同级别主管领导审批),尽可能减少不必要的审批流程,提高工作效率。
2.实现工作流电子化应用:电子化是提高工作流程流转效率的重要手段,并可通过标准化的流程规范、约束和规避日常工作不合规的事情发生,而且可通过流程流转的环节及时间对流程流转不合理的地方进行分析,持续不断的进行PDCA改进.
3.对于工作中特殊情况事宜,要提前做好于应急预案,灵活处理。如发生重要紧急的,而且必须要有纸质流程审批的事宜,先走电子审批,后补纸质手续,保证效率和结果。
@海天塑机集团IT总监张明文:据我了解的情况,有的企业对于预算内项目,财务只控制使用预算的时间节点。不太注重预算管理的企业,领导和财务对事先事中事后都要参与管理,流程较复杂。还有一类企业,项目合同由内审和法务部门参与控制。
其实,制定审批流程是企业最高领导的权力职责。走什么流程都是体现领导者的管理意图,其它部门就应该按照要求执行。
领导要求变了,就把流程调整一下。所以,做流程管理系统方案的时候,最重要的需求就是既能严格控制又能便于调整。
除非领导要求你去了解其它企业的流程是啥样,主动建议领导采用别人家那样的流程,有些对权力敏感的领导可能会反感。
问题2、如何设置审批流程,还能有效地管控成本并且让老板放心?
@海尔医疗CIO朱胜军:分级+分类的设计,在流程中有“预授权”,减少无效等待。
@中梁地产集团CIO吉雅:授权和流程,是先有管理上的权利和责任体系,才有审批流程。管理好成本,应该基于合同和招标采购的权利体系进行梳理,不同类型的业务在不同金额条件下,招标谁负责、合同谁负责、付款谁负责。把这个权责体系梳理出来,跟老板确认,同各个业务部门沟通好,然后通过信息化平台固化。没有绝对的合理,只要老板认同终审权力分配和各业务条线权责清晰,在信息化流程平台上各条线审批过程留痕,流转条件清晰通过系统控制,应该成本风险就控制住了。
@河南科隆集团CIO申国庆:引入内控,并且用信息化系统进行固化。
@大爱城投资控股信息技术总监李胜军:管理的关键是人和制度,制度约束人,必须基于流程工作,才能可控。流程系统仅仅是工具,没有人用,没有制度保障,大家必须用,即使有了流程也是摆设。所以,就看老板重视不重视,一把手工程就好办。员工不会跟钱过不去,也更不会跟老板过不去,因为钱是老板给的。所以,一个企业流程化的好与劣,一把手的重视很关键。
@中海达集团IT负责人胡浩:关键是让他们到流程中来,事前就要对流程进行梳理,老板参与最有效。