在流程项目里,搭建企业的流程框架体系时,一般有两种比较常用的工作开展思路,通过三个阶段完成流程框架体系的初步搭建:一种是采用“收集流程、汇总整合、分类分级”,另一种是采用“初步分类、收集流程、汇总整合二次分类分级”。两种方法各有利弊,根据企业自身的流程开展基础和实际情况进行选择。
采用第一种工作开展思路,通过三个阶段,完成企业流程框架体系的初步搭建。这种方法具有普遍适用性,好处在于不了解企业具体业务时,也可以正常进行;风险在于由于最初没有一个整体分类,整理过程中可能不易发现缺少流程。
第一个阶段是“收集流程”。通过设计专门的流程调查表等工具,收集企业内各部门现有和应该有的流程,并说明流程的主要执行者、参与者,流程的目的和功能等基本要素。
这一阶段,主要需要各业务部门的负责人、部门的骨干成员参与进行,一般情况下都会有外部顾问的全程参与,进行基本理念的辅导与工作开展方法论的指导。
通过这一阶段的工作,可将企业内各部门的流程基本都收集上来,对企业内各业务、管理部门涉及的流程基本有了一个全盘的掌握,为下阶段进一步开展流程的整理分析提供基础。后期可查漏补缺、不断完善。
第二个阶段是“汇总整合”。前一阶段收集的流程,都是各个部门站在自身角度,基于自身的理解整理和提供的相关流程,可能存在重复、遗漏、错误的情况,需要通过顾问集中整理分析、业务部门负责人及骨干成员参与讨论确认,将各部门的流程进行整合,删除重复项、查漏补缺,并采用统一的流程清单模板,统一清单描述,形成企业级的流程总清单。
第三个阶段是“分类分级”。对所有流程按照业务模型进行分类、分级,分类是划分不同的属性,比如参考企业价值链模型分为市场营销、产品设计、产品开发、生产管理、产品交付、销售、售后服务、人事、财务、信息等大类;分级是对同一类属性进行细化,比如人事管理可向下细分为招聘、薪酬、绩效、培训、员工关系、职业发展等小类,同时,各小类可根据复杂程度,进一步细分。
通过分类分级,形成企业级的流程分类分级清单,将企业内的流程进行结构化的整理和归纳,建立全局视图。同时,也是进一步合并、删除、查漏补缺的过程,对流程清单进一步的完善和优化。
企业流程框架体系的初步搭建,是整个流程管理工作的开始,也是非常重要的一环,在完成打基础、建框架的过程中,实现流程管理理念的导入和流程文化的建设,为后续开展流程梳理及优化等工作提供了很好的基础。