日前,一本本厚达293页的《上海石化业务职责划分手册(试行)》分发至上海石化各部门、单位,开始在该公司日常管理工作中发挥威力。这本手册是上海石化27个承担管理职能的部门及流程化管理工作小组办公室耗时半年之久的劳动成果,它系统地梳理出了上海石化292项业务,并将每一项业务的归口部门、协办部门、执行部门及各自职责一一罗列出来,一清二楚。今后,上海石化各项业务工作归谁做,做什么,都能找到制度依据。
近几年,随着上海石化组织机构的调整,以及新业务的出现,一些业务到底“谁来做,做什么”变得模棱两可,难以分清。相关业务的开展凭靠部门和单位的一腔热情,因为缺少明确的制度规定,难免会遇到“不归我管”“我不参与”的情况。
为解决问题,上海石化决定从制度完善、转变管理方式入手。上海石化在对标学习系统内兄弟企业先进经验的基础上,提出了“职能管理向流程管理,职能驱动向流程驱动”的流程化管理方向。
为此,从去年9月份开始,上海石化成立流程化管理领导小组,同时每个承担管理职能的部门都指定了分管领导和具体负责人,并抽调精兵强将组成流程化管理工作小组办公室,组织推进流程化管理工作。
此次发布执行的《上海石化业务职责划分手册》是该公司流程化管理工作的一项阶段性成果,以解决权责不清、管理界面不合理等问题。比如合作商管理业务,手册明确归口部门为企业管理部,从今往后,原监察室合作商管理的职能转变为监督合作商管理的职能,打破了监察室既是“运动员”又是“监督员”的僵局。
当然,手册的发布执行并不意味着这项工作就此画上句号,一劳永逸。今后如果出现新情况,新问题,上海石化将及时对手册进行更新完善,让手册跟得上不断变化的形势。
按照流程化管理的要求,上海石化还在编写《上海石化业务流程手册》,解决“怎么做”问题。一项业务如何开始、中间有多少环节、关键节点如何审核把关、怎样方可结束,工作小组全部画出流程图,让人看起来一目了然,快速掌握来龙去脉。对应292项业务,这样的流程图,工作小组要绘制600多个。目前,跨部门的流程图已经绘制完毕,今年上半年可完成汇编。
为确保流程能固化落地,上海石化还搭建流程化管理信息管控平台,以促进优化后的流程通过信息技术手段,更好地在管理实践中发挥作用。
接下来,上海石化还将组织对现有的制度进行评估,对关键流程进行诊断,并根据评估和诊断结果对需要完善的制度进行修订,以确保业务职责划分和流程优化的成果在制度中得到固化和体现,从而不断改进和优化业务流程,提高全体干部职工的执行力,提升企业的精细管理水平和生产经营效益。