承接上文《揭秘角色 01 | “戏剧角色” 与 “流程角色”》
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角色类别、角色和人员的区别
不同戏剧中的“戏剧角色”自然是不同的。但是,不同戏剧中的角色分类却有一个通用的分法:男主角、女主角、男配角、女配角、群众演员(龙套演员)。以上图所示 2004 明星版《雷雨》为例,这 5 类 9 个角色共有 11位演员扮演(仆人的扮演者没有找到相关资料,故以张三、李四、王五指代),共同完成这部戏的演出。总之,角色类别、角色和扮演者是三个不同的概念,不能混淆。
类似的,对于“流程角色”而言,也有角色类别、角色和人员这三个概念。流程角色的类别通常采用 RASCI 的分类方法。RASCI 由 RACI 模型演变而来,这套模型最初是国际项目管理协会(PMI)用来推动跨部门管理的工具,后逐渐成为企业管理的基本方法。
上图所示的《合格供方准入流程》中,R 类角色有 3 个、A 类角色有1 个、S 类角色有 1 个、C 类角色有 1 个、I 类角色有1 个,共 5类 7个角色,并且由11 位员工分别担任不同的角色,共同协作完成《供应商准入》这件事的交付。
就像男主角、女主角、男配角、女配角、群众演员(龙套演员)这5类戏剧角色又可以合并为主角、配角、群演三大类一样;RASCI 这5类流程角色,又可以合并为完成类(RAC)、协助类 (S) 和知情类(I)三大类,其中完成类(RAC)角色通常是负责完成某一具体的流程活动(步骤);而协助类(S) 或知情类(I)角色通常是参与而不是负责完成某一流程步骤。
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流程角色的类别:RASCI
将一部戏的角色分为主角、配角和群演(龙套) 3 类或者进一步细分为男主角、女主角、男配角、女配角和群演(龙套) 5类,实质上是给戏剧角色的分类提供了一个范式。一部戏剧中这五类角色越齐全,戏剧故事越丰满。但是,对一部具体的戏剧而言,这5类角色是否必须都有呢?当然不是的。
同样,如上图所示,EBPM 方法论将流程角色分为完成者、协助者和知情者 3类或者进一步细分为 RASCI 5类,实质上也是提供了一个流程任务分工的标准模型。一条职能流程中这 5 类角色越齐全,完成一件事项的分工也就越完整。同样,一条职能流程中这5类角色是否必须都有呢?当然也不是的。可以这样理解,一条职能流程中这5类角色不是必须都有的,但是在梳理和设计职能流程时全面分析和思考一下是否需要有这5类角色,则是必须的。即 RASCI 是一套用来分析流程分工完整性的模型。
维基百科上对于 RACI 的整体说明如下:
A responsibility assignment matrix, also known as RACI matrix or linear responsibility chart, describes the participation by various roles in completing tasks or deliverables for a project or business process.(一种责任分配矩阵,也称为 RACI 矩阵或线性责任图,描述了不同角色在完成项目任务或业务流程时应完成的任务或应负责的交付。)
EBPM 方法论中采用了RACI 的扩展版本,即 RASCI。维基百科上的具体的说明如下:
R = Responsible (also recommender):执行人员
Those responsible for the task, who ensure that it is done as per theapprover。(负责执行任务的人,确保任务按照负责人的要求完成。)
A = Accountable (also approver or final approving authority):负责人员
The one ultimately answerable for the correct and thorough completion of the deliverable or task, the one who ensures the prerequisites of the task are met and who delegates the work to thoseresponsible. In other words, an accountable must sign off (approve) work that responsible provides. There must be only one accountable specified for each task or deliverable.(确认任务是否正确完成的人,保障先决条件具备的人,将工作派发给执行人员的人。每项任务只能有一名负责人员。)
S = Support:协助人员
Resources allocated toresponsible. Unlike consulted, who may provide input to the task, support helps complete the task.(分配给执行人员的资源,与可以为任务提供输入的咨询人员不同,支持人员不是提供输入而是协助完成任务。)
C = Consulted (consultant or counsel):咨询人员
Those whose opinions are sought, typicallysubject-matter experts; and with whom there is two-way communication. (专业意见征求的对象,通常是专家或者可以进行双向沟通的人员。)
I = Informed (also informee):知情人员
Those who are kept up-to-date on progress, often only on completion of the task or deliverable; and with whom there is just one-way communication. (那些需要了解最新进展的人,通常只在完成任务或交付成果时才需知道;知情即告之,是单向沟通。)
同样,如上图所示,EBPM 方法论将流程角色分为完成者、协助者和知情者 3 类或者进一步细分为 RASCI 5类,实质上也是提供了一个流程任务分工的标准模型。一条职能流程中这 5 类角色越齐全,完成一件事项的分工也就越完整。同样,一条职能流程中这 5 类角色是否必须都有呢?当然也不是的。可以这样理解,一条职能流程中这 5 类角色不是必须都有的,但是在梳理和设计职能流程时全面分析和思考一下是否需要有这 5 类角色,则是必须的,即 RASCI 是一套用来分析流程分工完整性的模型。
RASCI 是一种责任分配矩阵分析模型,还是以《合格供方准入流程》为例,上图所示是此职能流程的标准 RASCI 责任分配矩阵。可以看出此职能流程中,5 类流程角色是完整的而且只有一个 A 类角色,所以可以认为这条职能流程的对于分工的描述非常完整。
上图所示是 《 EBPM 流程角色 RASCI 分析矩阵》,与标准 RASCI 分析矩阵的基本原理是一样的,只是展示样式更易于从流程视角进行解读,可以认为是标准 RASCI 模型的变体。实践中,基于分析视角不同,这两种样式可以灵活选用。
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RASCI:流程分工的完整性分析
下面,我们用更通俗的语言说明一下流程角色 RASCI 分析法的逻辑。
一条 “职能流程” 就是完整描述完成一件 “事” 的 5W1H,包括:
WHAT(干什么):完成这件 “事” 的所有活动(步骤),而且这些活动应采用动宾结构(动词加宾语)来进行描述。比如:<提交新增合格供方申请>。
WHO(谁来干):“谁” 来完成这件 “事”,“谁” 即 “主语”,从而构成 “主谓宾” 的完整描述。而这个 “谁” 就是 “角色”。比如:<申请人员>负责<提交新增合格供方申请>。
这里我们专注分析角色,所以 WHEN(何时)/ WHERE(何地)/ HOW(如何干)就不展开了。那么,完成一件事通常需要考虑哪些可能参与的角色呢?
RASCI!
R:说明一件 “事” 的完成过程,首先要明确任务的执行者(R),即这 “事” 究竟 “谁” 来干。
A:流程中仅有 R 类角色是不够的,还要明确谁负责派活、谁负责对结果进行确认和决策,这就是负责人员(A)。
S:除了 R 类角色,还要明确是否需要有 S 类角色协助 R 类角色完成工作。
RAS 这三类角色,在流程中都负责完成某一个具体的环节。除这三之外,还需思考一下:
C:在完成这件 “事” 的过程中,是否还需要有人从不同专业的角度提出意见或建议,即是否需要有 C 类角色。
I:最后,还要思考一下,事项完成过程中以及完成时,哪些人需要得到最新的信息,即所谓的知情人员(I)。
一条职能流程中, RA 类角色原则上是必须存在的;SCI 类角色不是必须存在的,但思考一下是否需要 SCI 类角色则是必须的,否则很容易导致流程断点或者信息断点。
未完待续...
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