工作流程是指工作事项的活动流向顺序,通常以工作流程图来展现。工作流程建设则是对工作流程的优化整合与系统梳理。它以职责为依据,坚持自下而上与自上而下相结合,是一个通过全员梳理工作事项,优化整合工作节点,找准关键节点、建立流程文件、完善工作标准的持续改进过程。
充分认识加强工作流程建设的重要性
加强工作流程建设,是履职尽责的必要前提。工作流程建设是针对实际工作,引导员工对各自工作事项进行梳理,确定工作流向、交叉节点,并在此基础上不断梳理、优化、整合的过程。在实际工作中,员工要履行好其工作职责,就必须有一个相对明确的标准和参照。只有建立起真正科学、合理的工作流程,才能使员工拥有明确且具参考性的标准和参照。因此,加强工作流程建设是做好各项工作的必要前提。
加强工作流程建设,是推进全面精益管理的迫切要求。全面精益管理要求以最少的投入获得最大的产出,这是企业管理的发展方向。而加强工作流程建设,能够减少或者消除无效劳动,尽量避免重复劳动,从而节省工作时间,提升工作质量和工作效率,有利于企业向着全面精益管理不断迈进。因此,加强工作流程建设的过程,是运用全面精益管理工具改进工作流程的过程,体现了全面精益管理的理念,符合全面精益管理的要求。
加强工作流程建设,是激发干部职工队伍活力的重要保障。每名员工都有自身相对应的岗位职责,这是展现员工作为、实现员工价值的立足点。事业发展,以人为本。这一点需要以落实岗位职责为依托,通过加强对每名员工、每个环节工作流程的建设来体现。人是企业发展中最活跃的因素,是企业的核心竞争力。激发干部职工队伍活力,需要依托每个岗位、落实到每名员工,从改进工作流程入手,不断提升干部职工干事创业的积极性、主动性。
加强工作流程建设需注意的三点事项
保持两种心态,实现自我突破。一是保持清零心态。自己的工作自己心里最清楚,只有在工作中不断否定自我,才能及时找到不足,实现提升。因此,每名员工都需要保持清零心态,不断逼迫自己突破原有的局限,追求新的高度。有些工作,自己做了这么多年,已经形成了固有的思维定势和行为习惯,自己是很难割舍的。但如果不能忘掉过去,不能保持空杯心态,那就不可能装进更多的东西,实现新的成长。二是保持无私心态。很多时候,明白做这件事情是为了什么,远比怎样去做这件事情来得更为重要。撰写工作流程前,首先应当清楚,究竟是在为自己而写,还是在为他人而写。如果是为自己写,就会掉进一个自我封闭的小圈子里,很难有质的提升。但如果是为了他人而写,为了提升这一岗位的工作效率,那自然需要多与他人沟通。
坚持两条准则,简化岗位流程。一是流程必然对应岗位。在实际工作中,一个岗位一般对应着多项职责,而每项职责通常都需要由相对固定的工作流程来支撑。一个好的工作流程必然是责任明确、表述清楚、接口清晰且具有可追溯性的。它能够精准地展现某项岗位职责的整体脉络,只要逐一对照落实,就能提升岗位工作质量效能。二是节点必然对应流程。工作流程是由相互关联的节点前后相接而成的。有了节点的前后相接,才有完整工作流程的存在。如果一个工作流程找不到节点,那么这个工作流程就没有存在的必要。因为没有节点,就难以设置KPI指标(关键绩效指标),就无法考证某项工作的必要性和重要性。
量化优化指标,追求实真细精。首先,发扬务实作风。务实作风是KPI指标设置的一个基调。发扬务实作风,就要根据工作需要和发展需求,科学确立哪些是关键节点,考虑设置哪些KPI指标,这些KPI指标包含什么具体内容,其内在的要求又是什么等等。唯有如此,才能使指标的设立与工作实际相符合,才能真正使指标成为推进工作的动力。其次,坚持探本求源。在设置KPI指标的过程中,要坚决杜绝为了指标而设置指标的做法。一定要把设置这个指标背后的原因搞清楚、弄明白,用辩证的思维透过现象看本质,透过指标看工作,使KPI指标成为衡量工作的一把标尺,成为员工自觉遵循的行为准则。再次,注重严谨细致。KPI指标相对来说比较容易设立,但将KPI指标量化为具体的考评依据,需要严谨的态度,需要细致的要求。做细,在纵向上要求同一节点KPI指标能简化则简化,能细化则细化;在横向上要求考虑清楚各节点的KPI指标相互之间是否需要接口,接口关系怎样,如何实现贯通。最后,保持精进态度。精进是一种姿态,没有最好,只有更好。保持精进的态度,就要有发现问题的眼光,就要有解决问题的勇气,在日清日结中自我否定,在精益求精中天天向上。