企业的规范化运营离不开各类系统性、规范化的制度及流程,但是,我们如何才能制定科学的制度或流程体系呢?
个人认为,企业制度及流程的制定可以从宏、微观两个视角进行思考。宏观视角包括企业管理的便捷性、企业的管理成本和企业制度的一致性;微观视角则是在制度制定过程中,涉及的内部调研、信息处理、框架确定、具体内容规范等技术操作。
宏观视角:
第一,企业管理的便捷性是制度或流程建设的根本宗旨和出发点。制度和流程的建设,是为了规范企业的内部运营,以明确的公文形式规定各部门、各岗位在相应的流程中所承担的职责和角色,同时对其行为进行规范,改变过去管理混乱的局面,保证各项业务顺利开展。然而,不符合企业实际情况、频繁出台过多的制度,可能加重管理难度,甚至限制各部门发展。因此,在制定相应制度和流程时,要反复思考这是不是企业管理所需要的,该制度或流程的出台能否改善管理现状或提升管理效率。
第二,制度和流程的制定要考虑企业的管理成本,这是源于规范化的制度或流程要求管理工作必须经过相应的环节,通过层层审批方可实现,客观上拉长了决策周期,增加了管理成本。
第三,制定和流程的制定必须考虑企业内部的一致性,这就要求新出台的制度和流程必须是建立在过去的基础或了解上,不应盲目设计,一旦出现制度相悖的情况,势必影响执行效果,甚至威胁制度的权威性。
微观视角:
第一,制度及流程的制定,需要在一定范围内进行内部调研,了解业务的实际执行过程、各对接部门/岗位及其职能、是否形成闭环管理、是否已经有相似制度等。
第二,调研完成后需要对所搜集的信息进行筛选和处理,结合业务模式和特点,确定制度或流程设计的整体思路,明确究竟是基于现状进行优化还是重新设计。
第三,确定制度及流程的整体框架,并以此作为具体内容的填充依据。具体内容要本着职责明确、规定细化的原则编写,并将管理闭环、管理留痕、应急管理等管理思想融入其中。
除此之外,制度或流程制定正式实施前,可进行一段时间的试运行,建立员工反馈渠道,及时对制度进行修订和优化。值得注意的是,制度或流程的实施务必进行宣贯,宣贯的范围可视制度或流程类型确定,如全员的制度应进行全公司范围的宣贯,采购制度可仅对相关部门或岗位进行宣贯。