一、问题背景
AL管理变革实施一个月以来,在泽亚企管老师和AL全体员工的共同努力下,相继推出了《会议管理制度》、《成品出仓作业流程》、《成品进仓作业流程》、《进料作业流程》、《退料作业流程》、《客户订单评审作业流程》、《进料检验作业流程》、《进料不合格品处理作业流程》等十几个流程,在仓库、采购部、销售部、计划物控部等部门已基本建立了标准化体系,基本改变了AL在物料、计划、采购等方面混乱不规范的局面,但由于各种原因,AL的稽核小组并没有真正发挥其监督、稽查的作用,流程的试运行效果如何,其并不清楚。
6月2日,泽亚企管老师和稽核小组对流程试运行状况进行全面稽查,发现:
1、流程试运行过程中,相关部门步调不一致,如《退料作业流程》,仓库已开始试运行,而车间还是按原来的做法运行,导致车间退、补料,而仓库不发料等问题;
2、流程所用表单填写不规范,如《退料作业流程》中《退/补料单》的使用,装配车间没有填写制令单号,仓库仓管员接收退料后也未签字,更不用说于当日下班前交仓库主管审核;
3、装配车间、仓库、品管部之间的工作配合不到位,如进料报检不及时、不规范、缺乏反馈等问题;
以上情况是经过稽核小组稽查才暴露出来的,如果没有稽核这一环节,我们推行的流程如何能落实到实处,取得预期的效果吗?
二、原因分析
n AL高层,包括稽核小组成员,对稽核的作用认识不清,重视不够;
n 稽核过程流于形式,没有落到实处;
n 稽核专员怕得罪人,不敢开罚单;
n 相关部门内部培训不够,疏于指导;
n 稽核工作缺乏权威性,处罚情况通报不及时。
三、问题处理
1、针对稽核专员对稽核工作认识不深,稽核过程流于形式等问题,泽亚企管老师组织了现场培训,并对具体问题进行了分析、解决;
2、加强稽核专员与被稽核部门之间的沟通,增进理解,减少稽核阻力;
3、相关部门加强内部培训,使员工严格按流程要求规范操作,认真落实;
4、加强流程试运行反馈力度,保证稽核结果的准确性和权威性;
5、要求人事行政部于4小时内通报罚款情况。
四、问题点评
稽核工作是企业管理变革的一个核心组织部分,是一切工作得以贯彻落实,有序开展的保障,他可以加强员工的责任心,提高其工作积极性、工作效率和工作质量。而为此成立的稽核小组就是企业的“检查机关”,是独立于企业组织架构之外的一个特殊组织,因此他被赋予了其他部门无法拥有的特殊权利:代表公司董事长或总经理对各部门、各岗位行驶监督权、检查权和奖惩权。所有稽核专员必须清楚认识到这一点,否则稽核工作无从谈起。
稽核专员的选择必须考虑到多方面的因素,首先其本人做事要公正、无私、细致、认真、自觉,其次所选人选在企业中要有一定的地位和声望,最后所选人选最好能得到老板的支持。稽核专员在执行稽核任务中不能存在私心,更不能不当回事,走过场。这种工作方式根本不能发现存在的问题,更无法对其进行监控,结果只会导致稽核缺乏权威性,企业也没有执行力,甚至无法运作。
相关部门培训只停留在主管级或组长级层面上,对于基层员工的内部培训则是少之甚少,有培训的也是走走过场,导致基层员工不知道流程的内容和相关规定,知道的也是知其一不知其二,操作过程不规范,不符合流程的要求。这涉及到几方面的原因,一是生产任务重,基层员工抽不出时间进行培训;二是“重生产、轻培训”的企业文化,导致公司对员工的培训工作不重视,连对新招的装配工人的培训,也只是象征性的让其熟悉环境半天到一天的时间,就上线正式操作,其他的培训就可想而知了;三是部门主管责任心不强,把培训工作布置下去就了事,对培训效果如何,没有进行跟进。
稽核小组执行稽核任务时不够细致,对发现的问题的处罚情况,人事行政部也没有及时进行奖罚通报,导致稽核效果大打折扣,缺乏权威性。