随着时代前进的步伐,企业经营从环境到内部也发生着深刻的变化,对企业的要求也越来越高。企业从旧有的应对静态的,简单的信息,转化到应对动态的,复杂的流程,企业的经营管理也发生了质的飞跃。单一的信息数据处理已不能满足现代企业的管理需求,企业为适应日益变化的市场经济,不仅在数据的具体处理上要求调整变化,而且需要即时调整业务规程来达到企业高效的运作。
企业的业务规程有其自身不能左右的依据外部环境建立的规则。不同的企业对业务定义也各不相同,即使同一企业在不同条件下,也可能发生变化。因此,业务规则的多样性和多变性决定了企业工作流的多样性和多变性。
由此不难看出工作流的重要性,可是如何选择一个优秀的工作流产品和厂商来导入工作流呢?
首先要需确定导入工作流要实现的目标。首先是导入系统的目标。如果说导入的范围仅仅限于单一系统或单一部门,就只需要考虑工作流系统是否满足这个系统或或单一部门的需求即可,例如在实施eHR的过程中,需要引入工作流,这个工作流系统仅需要满足HR即可。但更多的情况是工作流系统会管理整个企业的流程,会涵盖所有部门的流程,所以不但要考虑当时的情况,也需要有充分的预见性。工作流产品必须有充分的灵活性,以适应企业将来可能的组织或制度调整。
其次调研当前信息系统的架构。首先需要了解企业当前有哪些系统,这些系统有多少可能会和工作流系统做整合,它们对操作系统、数据库有哪些要求。如果可能,尽量要求工作流产品和当前系统采用相同的操作系统和数据库,以降低采购和维护成本。其次,看看当前系统采用的语言有哪些,如果所有或部分系统能和工作流产品采用相同的编程语言,就可以降低将来整合的难度,并降低未来的开发难度。当然,这些条件并不是必要的,能满足这些条件更好。
然后是确定对产品的目标要求,比如产品的易用性如何,需要达到什么样的性能水平等。很多用户希望工作流系统开发表单能更快速、简单,甚至受一些厂商误导,要求产品仅仅用拖拉式的操作就可以完成新表单的开发。但这样的要求仅对简单的表单管用,对一些数据来源比较复杂、包含一些复杂的逻辑判断的表单而言,写一些代码是必不可少的,这也是最直接有效的方式。
不可忽视性能
从技术或性能上看,在做选型决策时,需要重点考虑几个方面的因素。
首先是易用性,这一点至关重要,工作流是应用最广的一个系统,推广涉及到整个企业。如果易用性不好,将来系统上线就会遇到很多阻力。
其次是表单及流程的快速开发定制能力。每一家企业的表单范围及表单内容都会千差万别,流程也都会不一样。企业实施工作流,表单和流程基本上都需要全部重新开发和定制,所以工作流必须要有非常优秀的表单开发能力和灵活的流程定制能力。而且表单和流程也不会一成不变,系统要能灵活地修改表单和流程。
这里需要重复一点,千万不要期待可以不写一行代码就可以完成满足企业需求的复杂的表单。流程控制是可以做到的,但表单设计工具能满足所有要求的工作流系统是不存在的!
还需考虑系统的整合能力,作为一个工作流系统,强大的整合能力是一个必备条件。独立的工作流系统的应用范围是有限的,只有和其他系统(如ERP,HR,OA,Portal等)充分整合起来才能发挥最大的效益。举个例子,ERP有个用户下了一张订单,ERP可以通过工作流系统提供的接口直接启动订单审批流程,如果经过工作流审批通过,订单信息将传递给生产管理系统。生产管理系统再根据订单数据采购原材料、安排生产计划等。通过这样一个与其他系统无缝整合的工作流系统,可以优化企业的管理流程,提高生产效率。也只有这样,才能充分发挥工作流系统的效益。
工作流系统的整合与表单开发类似,不要期待不写一行代码就能完成与各种各样的系统的整合。
此外,性能稳定的重要性无需多言,性能不稳定不但影响工作流本身的使用效果,也会影响与工作流有交互关系的其他系统的使用效果,严重的会破坏数据的完整性;性能出现问题也会影响用户的使用,造成用户对系统的抵制,这一点在系统推广期间体现得尤其明显。