近些年,我国企业的研发经费增长呈现上升趋势,研发中心在企业生产经营中的核心地位不断得以提升。然而,如何管控企业研发活动的风险,实现研发投入与产出的最佳比例,已经成为企业必须认真面对的一项管理课题。笔者根据企业研发活动的特点出发,就如何引入和建立研发项目内控制度进行了研究。
一、内部控制制度概述
(一)内部环境
内部环境是企业实施内部控制的基础,一般包括治理结构、机构设置及权责分配、内部审计、人力资源政策以及企业文化等。
(二)风险评估
风险评估是企业及时识别、系统分析经营活动中与实现内部控制目标相关的风险,合理确定风险应对策略。
(三)控制活动
控制活动是企业根据风险评估结果,采用相应的控制措施,将风险控制在可承受度之内。
(四)信息与沟通
信息与沟通是企业及时、准确地收集、传递与内部控制相关的信息,确保信息在企业内部、企业与外部之间进行有效沟通。
(五)内部监督
内部监督是企业对内部控制建立与实施情况进行监督检查,评价内部控制的有效性,发现内部控制缺陷,应当及时加以改进。
二、企业研发中心内部控制制度的构建
(一)企业研发中心内部控制的目标
企业研发中心是企业研发战略的具体实施部门,所以研发中心的内部控制应以企业的整体发展战略为指引,将部门的近期利益与公司的远期利益相结合,在企业研发项目的管理中努力做出符合公司战略的要求,以促进和实现企业研发战略为终极目标。
(二)企业研发中心内部控制制度的构建
1. 建立和健全适应于企业研发项目活动特点的内部治理环境
企业研发中心的高效运营与管理关乎企业发展的未来,企业应根据在公司法人治理结构下,构建适应于科研开发活动特点的研发中心管理体系。一方面,要明确公司股东大会、董事会及管理层在重大研发项目中的决策、执行、监督等方面的职责权限;另一方面,也要授予研发中心管理团队在研发项目中的管理自主权,建立科学有效的激励机制,尊重和鼓励研发团队的专业判断和创新能力;同时,还应建立和健全研发中心的日常内部控制体系及风险管理机构,形成科学有效的职责分工和制衡机制;另外,企业还应加强企业文化体系建设,建立可持续发展的人力资源政策,不断提升员工素质和职业道德水平,营造鼓励员工坚持发明创新的良好氛围。
2. 建立科学严谨的研发项目风险评估机制
企业应不断强化研发项目的风险管理能力。首先,应提高企业的风险识别、分析、评价、确认的能力,比如在研发项目立项、研发费用投入前期,通过市场调研、技术咨询等方式做好充分的可行性研究工作,避免因研发项目的失败或者研发项目的成果不能应用于市场等带来的投资损失。此外,企业应建立相应的风险管控制度,根据持续的风险监控手段,适时正确地选择风险规避、风险降低、风险分担和风险承受的应对策略。如出现企业研发项目因周期过长已滞后于市场出现的最新技术时,企业必须果断采取终止项目的方式以最大程度减少研发项目的后续风险成本。
3. 建立以财务控制为核心、业务控制为延伸的控制体系
财务控制是通过财务管理权力的分配与制衡,以资金管理、预算管理、资产管理为手段实现的。企业在研发活动中可能发生的舞弊、决策失误、行为失当和保管不善等行为均会给企业带来巨大的财产损失。因此,企业需要不断加强和完善财务内部控制,通过资金管理、预算管理、资产优化配置等管理措施,利用不相容岗位分离制度、业务授权审批制度和规范的业务流程等管理手段,从研发项目的立项、实施和业绩考核等全过程对研发活动进行财务监控,有利于实现研发活动效率的提升和保障企业资产安全的目标。
业务控制是指将关键控制点和控制方法嵌入到研发活动中去,业务控制的建立是以制度和流程的方式体现。企业应对研发活动从论证、调研、立项、试验和验收的过程分析关键风险点,以制度为管理导向,设置有效的控制点和相互制衡的管理机制,保证控制效率与控制成本的平衡。
4. 建立畅通的信息传递与和信息保护机制
信息是内部控制制度的血脉,确保信息流在企业内部、企业与外部之间进行高效传递和机密信息的保护机制,是企业研发中心建立和有效实施内部控制的重要条件。企业研发中心的信息流包括管理信息流和技术信息流。在管理信息流方面,企业应充分利用IT 信息技术保障各类管理信息在企业各个层面的实时传递,提高管理效率;在技术信息流管理方面,企业研发中心即是企业技术创新的司令部又是企业前瞻技术的储备库。因此,应格外重视研发系统的信息传递及保护机制,既要确保外部技术情报能够及时收集、内部技术信息能够适时分享,又要确保企业核心技术能够安全保密。
5. 建立和贯彻实施内部控制的监督机制
企业内部控制制度的建设,是持续改善和优化的系统工程。只有建立有效的内部控制监督机制,对内部控制制度本身的有效性和内部控制运行的有效性,进行持续的监督和不断优化,才能真正实现内部控制的企业管理目标。企业研发中心在引入内部控制制度,并贯彻实施的进程中也必须坚持对内部控制进行持续有效的监督管理和评价,及时修正和优化内控制度,弥补管理漏洞,防范和规避研发业务风险。
三、企业研发中心内部控制建设过程中难点
(一)内控制度的管理理念推广不深入
企业研发中心的大部分员工均为企业的技术性人才,其核心管理团队也多出身于企业技术权威或专家。他们普遍精于技术领域的研究与创新,而对管理制度的引入和推广重视不足。在建立和执行内控制度的过程和实践中往往出现抵触和反感情绪,认为内控制度是对他们科研开发活动的制约和束缚,不利于内控制度的贯彻与实施。因此,企业研发中心在引入内控制度管理模式时,必须加强内控制度管理理念的宣传和推广。尤其重视对研发管理团队的“洗脑”,将建立和完善内控制度上升为“一把手工程”,并强化内控制度的员工培训工作,灌输内控制度的全员化管理理念,把内控制度作为企业的一项基本规章制度贯穿到企业日常研发活动中去。
(二)控制措施的落实和实施不全面
内控制度的实施关键在于控制,目的在于控制风险,实现企业经营目标。因此,企业在开展内控制度控制活动中,必须强化对业务活动进行全面管理,做到全面控制、全员控制、全过程控制。通过流程建设、制度建设、控制措施与风险管理数据库建设,从各个层面、各个环节夯实企业基础管理。
(三)内控制度的监督措施和激励机制不到位
内控制度的建设是一项持久工程,一些企业的研发中心,往往因为缺乏专业的内控管理人才,在内控制度检查评价工作上往往走过场,对于研发部门贯彻实施内控制度的效果和业绩也没有有效的激励办法和措施,导致内控制度管理流于形式。因此,企业的研发中心在实施内控制度的过程中,务必建立配套的监督考核和激励机制,及时的查缺补漏,发现管理死角,明确奖惩措施,真正将内控制度作为一项基础管理工程长抓不懈。
综上所述,在全球化竞争日益加剧的今天,企业的研发创新能力是企业能够成功屹立于全球化浪潮下的核心能力。只有在企业的研发活动中全面建立和贯彻内控制度,规范研发业务运作模式,提高研发项目风险管理意识,才能真正提高企业的研发管理水平,进而提升企业综合实力和竞争力。