一、为什么做流程规划?
1、流程规划为了展现流程全貌,站在全局的角度来观察业务,进行部署,了解瓶颈处,好比一个机场调度员,站在机场坪中央和站在瞭望塔上,视角不一样,能观看到的情况也不一样。
2、流程本就是解决协调事宜,只有所有流程能按照相关资源配置,进行产能输出,这样才能减少组织间的内耗,降低资源浪费程度,提升人均效能。
3、发现关键控制点。打蛇打七寸,只有了解管理过程中每一处的目的和方法,流转过程和执行要求,才能发现流程的关键控制点,做好风险防范,提升流程执行效率。提高资源的利用率。
4、流程规划就是梳理企业流程清单、理清流程之间的关系与接口、进行分类分级、明确所有者和责任人、识别关键的核心流程、搭建流程管理考核机制等。
二、何时进行流程规划比较合适?
对于一个未接触过流程概念,简单的流程域划分和分类分级都没有意识的企业来说,做流程规划无疑是一个盲人摸象的过程,懂业务的人还是停留在组织职能层面,没有流程管理意识,企业里接触流程的知识少,这个时候不建议启动流程规划。只有当企业的流程管理有了一定的基础,对于业务全貌有了更加深刻的认识,有了流程的文化,做流程规划就是水到渠成。
三、流程规划的方法
自下而上
1、确定代表性岗位
2、工作访谈
3、分解主要工作,评估重要程度
4、梳理流程及知识点
5、部门经理访谈,补充访谈结果
6、汇总流程信息,完成清单与流程总图
自上而下
1、根据公司业务绘制业务模型
2、对模型进行分解
3、与流程所有者对模型与现有流程进行关联对接
4、与代表该岗位人员进行访谈
5、完成流程清单与流程总图
四、自下而上的方法的一个实施案例
1、成立流程规划小组,流程管理人员、部门负责人、指导委员会
2、制定流程规划工作计划
3、发布流程规划操作指引,方法论和工具模板,具体包括项目简介、实施计划、角色及职责、流程方法论、各阶段工作说明、案例、模板、已有的流程清单、激励方案
4、召开启动会
5、清单识别,包括方法培训,制作并组织填写工作分析表、岗位识别表,反应工作成熟度和价值
6、流程分类分级,大的范围分为战略、经营、支持流程
7、流程域流程清单
8、流程重要度评估及任命所有者,重要度分析的维度可从客户、战略、绩效、横跨部门等角度出发。
五、流程规划的成果运用
1、把握重点流程
2、建立流程全景图
3、优化流程框架
4、解决衔接问题
5、促进组织架构优化,解决职能真空地带和重叠
6、有利于绩效及审计